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オンライン化で会社力アップ

~ピンチをチャンスに~

私の勤める会社も在宅勤務が増えました。

それによって、これまでは事務所で行っていたミーティングや書類のやりとりも、

すべてオンラインになりました。

 

この新しいスタイルにも、ひと通り慣れた今日この頃です。

アナログでパソコンには疎い私は、

初めの頃は使い慣れないために不便さを感じていましたが、

今では便利で良いスタイルだと思っています♪

 

理由は3つ


①小さな変化に気づく

相手と2人で行うミーティングと複数人でのミーティングがありますが、

どちらにも言えることです。

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パソコンやスマホの画面に映し出される参加メンバーの顔。

相手の顔を見て話をしたり聞いたりします。

 

そうすると、対面で行うよりも相手の顔を見る時間が長くなります。

 

「聞いています。」という意思表示に、こまめに頷きます。

相槌よりも頷く方が相手の会話のジャマにならないからです。

 

そうしていると、

「あれ?今日はちょっと体調が良くなさそうだな。」とか、

「前髪を切ったね。」といった見た目から、

 

「あ、今ちょっと気分を害したな。」とか、

「安心したみたいだな。」

といった気持ちの小さな変化にも気が付きます。

 

②書類を共有できる

これまでは紙の書類をファイルに保管していたので、

その書類の整理・収納方法を決めて、共有していました。

 

それらが全てデータ化され、紙の書類はいっさいなくなりました。

するととても便利なんですね!

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いつでも、自分がどこにいても、複数人で同じ書類を共有できます。

使い慣れるまでは不便さも感じましたが、

慣れてしまうと、もう元の紙のスタイルには戻れません。

 

③仕事の効率があがる

先の2つの事によって結果的に業務効率は上がりました。

理由はたくさんがありますが、例えば、

 

・書類に入力不足があれば登録できないシステムから、

ミスが減ってやり直す時間がなくなった。

 

・ミーティングの時間は相手と時間を合わせて行うので、

事前準備も忘れずに、目的意識をもって取り組むようになった。

 

・システムをアップデートすることで、

簡単に業務の流れを変えたり、まとめたりすることができる。

 

そんな小さなことの積み重ねで、全体の効率化が進んでいます。

 

④オンライン座談会

いいことばかりのようなオンライン化ですが、

ひとつだけ、足りないと思うことがあります。

 

それは、スタッフ間の雑談がなくなりました。

 

これは仕事には直接的には不要なんですが、

やはりチームで業務を進めるにあたり、

お互いの関係性を良好に保つためには必要です。

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そこで、オンライン飲み会のような座談会の時間を設けています。

この時間があることで、これまでと同じようにスムーズに仕事を進めることができます。

 

こうしてコロナのおかげで、

私の勤める会社は一気にオンライン化が進みました。

パソコンに疎い私でも、とても便利になったと実感しています!

 

これは会社にとって大きな収穫であり成長だと感じています。

まさにピンチをチャンスにできています!

あとは、お客様が戻るのを待つばかり・・・

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